ga naar de navigatie ga naar de inhoud

Opgelet!Schijnbaar begrijpt uw browser geen Cascading Style Sheets of u hebt e ondersteuning voor CSS uitgeschakeld. Dat is niet erg, maar besef dat u momenteel een andere lay-out ziet dan de ontwerpers van deze site bedacht hebben.

Een site over Vlaamse overheidscommunicatie
 

Handreiking sociale media

Het internet van vandaag is interactief: iedereen kan op talloze plekken en manieren zelf informatie toevoegen aan het internet. Natuurlijk springen het eerst de grote sociale netwerken in het oog: Facebook, LinkedIn en Twitter. Maar we kunnen ook producten en diensten van webwinkels beoordelen en becommentariëren. Ook in persoonlijke of bedrijfsblogs vinden vaak levendige debatten en kennisuitwisselingen plaats.

Het gebruik van de interactieve mogelijkheden van het internet beperkt zich allang niet meer tot de privésfeer: ook in de beroepsomgeving heeft het een prominente plaats gekregen.

De overheid is geen uitzondering. Ambtenaren zijn net zo vaak als anderen actief in interactieve internetkanalen, zowel privé als in hun functie. Dat kan kennis verrijken, de afstand met de burger verkleinen en betere interne samenwerking en succesvolle netwerken opleveren. Maar er zijn ook risico’s. Juist bij sociale media is de scheidslijn tussen werk en privé niet altijd even helder. Het is belangrijk dat de ambtenaar zich daarvan bewust is en daar ook goed mee kan omgaan.

De interactieve internetkanalen worden meestal aangeduid als web 2.0 (hoewel velen die naam al verouderd vinden) of sociale media. In deze handreiking gebruiken we verder de term sociale media met een brede definitie:

Onder sociale media verstaan we interactieve internettoepassingen die een multimediale dialoog tussen gebruikers van het medium mogelijk maken. Cruciaal daarbij is dat de gebruiker niet alleen consumeert maar ook gemakkelijk zelf inhoud aan het medium toevoegt. Het is tweerichtingsverkeer.

Deze handreiking is bedoeld voor ambtenaren die deelnemen aan sociale media vanuit hun functie, maar ook privé, omdat zij ook dan als ambtenaar kunnen worden gepercipieerd. Dit zijn enkele voorbeelden van deelname aan sociale media:

  • Bloggen en microbloggen
  • Reageren op blogs en fora
  • Actief zijn in sociale netwerken als Facebook LinkedIn, Twitter, Netlog, Yammer, enzovoort
  • Actief zijn in interactieve intranetten en interne communicatie-instrumenten

Deze handreiking wil de ambtenaar bewust maken van de kansen en de risico’s van de interactieve internetkanalen zodat hij er op een correcte en succesvolle manier gebruik van kan maken.

 

De handreiking

Communiceer open. Geef alle informatie die u kunt geven, zeker als die een meerwaarde vormt voor het gesprek. Maak duidelijk waar die informatie vandaan komt door bronvermelding. Als u bepaalde informatie niet kunt geven, zeg dat dan en geef ook de reden.

Het is een gesprek. Spreek met uw lezers net zoals u met echte personen zou spreken, vermijd dus ambtelijk taalgebruik. Kies een authentieke toon die past bij uw persoonlijkheid. Stimuleer anderen om aan het gesprek deel te nemen. Probeer er aan bij te dragen dat het gesprek voor iedereen wat oplevert.

Het is geven en nemen. Verwijs niet alleen naar interessante teksten elders op het internet, maar voeg ook zelf waardevolle informatie toe. Op die manier wordt u een gewaardeerd deelnemer aan sociale media.

Reageer gepast. Komt u vragen aan de Vlaamse overheid tegen, of ziet u kritiek? Beslis eerst of u zelf antwoordt, of dat u het beter overlaat aan een officiële woordvoerder. Probeer zo veel mogelijk feitelijke informatie te geven, maar bedenk wel dat uw gesprekspartner dat als een standpunt kan opvatten. Verzeil liever niet in een oeverloze of verhitte discussie. Twijfelt u? Contacteer dan de woordvoerder van uw entiteit.

Maakt u een fout of weet u het niet? Dat kan iedereen overkomen. Geef het gewoon toe en probeer de fout te verhelpen. Wis de tekst waarin de fout staat niet (die kan immers allang gekopieerd zijn en elders op het internet staan) maar voeg de juiste informatie toe. Laat ook weten wat u doet om een fout te corrigeren of om informatie te achterhalen – dat is vaak beter dan lang zwijgen omdat u dan uw gesprekspartners in onzekerheid laat en er ruimte ontstaat voor speculatie.

Het internet vergeet niet. Wees u er steeds van bewust dat alles wat u op het internet schrijft, daar vaak ook lange tijd (of eeuwig) blijft staan en voor anderen te bekijken is. Kijk dus uit met felle standpunten of verhitte discussies, ook als het niet met het werk te maken heeft. Zult u er binnen vijf jaar nog altijd tevreden mee zijn? Want wellicht staat het er dan nog steeds. Aarzelt u om iets te schrijven, wacht dan. Consulteer bij twijfel een collega of uw leidinggevende.

Maak uzelf bekend als ambtenaar en geef eventueel aan wat uw functie is en waar u werkt, in het bijzonder bij conversaties met een link naar uw eigen werkdomein of naar de Vlaamse overheid. Maak ook duidelijk of u uit eigen naam spreekt of namens de organisatie (als u daartoe bevoegd bent). Expliciteer waar nodig dat het gaat om uw mening en niet die van de organisatie.

Houd u aan wetten, regels en procedures. Maak geen vertrouwelijke informatie bekend en respecteer geldende rechten, zoals het auteursrecht. Hou ook rekening met interne regelgeving, zoals de deontologische code.

Wees loyaal tegenover de Vlaamse overheid en uw collega's. Een open en kritische houding is goed, maar wees voorzichtig met directe kritiek op collega's en entiteiten. U kunt die beter rechtstreeks uiten dan op een open internetforum met een groot publiek. Een goede tip is: zeg in sociale media niets over een persoon wat u hem ook niet direct zou zeggen.

Vergeet uw job niet. Deelname aan sociale media kan u veel kennis en een stevig netwerk opleveren, maar kan ook veel tijd kosten. Wees u bewust van de hoeveelheid tijd die u aan sociale media besteedt en wanneer u dat doet. Vergeet uw taken niet.


Deze handreiking gaat samen met een visie op sociale media. Die werd in 2012 goedgekeurd door het College van Ambtenaren-Generaal (ondertussen het Voorzitterscollege) ; u kunt die visienota hier downloaden: Visienota_socialemedia_CAG_20120320.doc Word (71 kB, 4 september 2012).

We maakten ook een mega post-it van deze handreiking. U kunt die zelf in elkaar knutselen door deze pdf af te drukken: postit_handreiking.pdf pdf-document (126 kB, 7 juni 2012)

 

 

Pagina afdrukkenTip een collega over deze pagina
Gepubliceerd op 29 mei 2012. Laatst gewijzigd op 1 april 2015