ga naar de navigatie ga naar de inhoud

Opgelet!Schijnbaar begrijpt uw browser geen Cascading Style Sheets of u hebt e ondersteuning voor CSS uitgeschakeld. Dat is niet erg, maar besef dat u momenteel een andere lay-out ziet dan de ontwerpers van deze site bedacht hebben.

Een site over Vlaamse overheidscommunicatie
 

Tips voor verandercommunicatie (volledig artikel)

[Dit artikel is de lange versie en geldt als vervolg op de korte inleiding hier.]
De "continuous change cycle" van Lawrence, Dyck, Maitlis & Mauws (2006) ontleend aan http://sloanreview.mit.edu/files/2008/12/47412-si1-lo6.png 


"De gedachte is vaak: gooi er nog maar wat communicatie tegenaan, dan gaan ze wel om. Maar mensen hebben een eigen wil [...] mensen zijn best bereid te veranderen, maar ze willen niet door anderen veranderd worden." (Léon de Caluwé geciteerd door Wil Michels, blz. 219)


Bij het aantreden van nieuwe bestuursploegen worden vaak stevige veranderingen of fusies aangekondigd ... maar hoe pak je de bijhorende verandercommunicatie praktisch aan? Hieronder werpen we voor u een drietal lijnen uit.

1 - We hadden het hier al eerder over het standaardwerk Communicatiestrategie van Wil Michels (2013-10-16). Dat biedt een uitstekende inleiding tot het métier van verandercommunicatie. Michels schetst de vijf stappen in een veranderstrategie en bespreekt de rollen van zowel de communicatieadviseur(s) als die van het management en die van de medewerkers, met aparte aandacht voor het leiderschap bij veranderingen. Hij onderscheidt ook drie soorten veranderingen: een strategie-, een structuur- of een cultuurverandering (p. 223). De belangrijkste punten van §12 Veranderstrategie (blz. 215-229):

  • "Medewerkers moeten tijdens en na het veranderproces vertrouwen in het management en elkaar hebben. Zonder vertrouwen is er geen basis [...]. In dat geval moet de fundering eerst nog worden gelegd. Een absolute voorwaarde is de mogelijkheid van een intensief communicatietraject en een duidelijk commitment van het management voor de verandering." (p. 219)
  • "De communicatieadviseur heeft [...] de rol van intern adviseur, facilitator en coach. In de startfase legt de communicatieadviseur een aantal randvoorwaarden vast [...] met goede kanalen voor bottom up communicatie en een communicatieklimaat dat uitdaagt tot interactie [... en hij] inventaristeert de belangrijkste interne actoren." (p. 220)
  • "Bij veranderingen is het zinnig een verschil te maken tussen managers en leiders. Managers zien veranderingen meer als een project. Een manager zorgt ervoor dat een organisatie goed functioneert. Controle is daarbij belangrijk. [...] Als er een verandering nodig is, moeten er regels doorbroken worden en dan is leiderschap gewenst. Bij een verandering speelt er altijd een kernvraag: welke mate van disorganisatie staat de organisatie toe? In welke mate wordt de controle losgelaten om ruimte te maken voor het nieuwe? Het management moet oog hebben voor de gevolgen [...] voor de individuele medewerkers. Waar leiderschap voorheen top down gericht was, wordt er nu een beroep gedaan op de communicatieve vermogens van het management. Wees concreet over wat de communicatie-afdeling verwacht [...] van de managers." (p. 221)
  • "Medewerkers willen graag meedenken. Benut de kracht van cocreatie. Dat is ook de essentie van communicatie [...] 'overdracht' en ook 'delen' ofwel 'gemeenschappelijk maken'." (p. 221).

De vijf stappen in een veranderstrategie (niet letterlijk geciteerd):

  1. Creëer een gevoel van urgentie. Wat gebeurt er als we niets doen? Als je weet 'waarom' kom je eerder in beweging. Wat is de gewenste situatie en wat levert dat op? Wat moeten we doen om daar te komen? Zorg dat je een idee hebt hoe groot de kloof is tussen de huidige en de gewenste situatie. Focus ook op 'begrijpen ze wat de verandering inhoudt en (voor hen) betekent?'. Eerdere ervaringen met veranderingen kunnen bij medewerkers leiden tot verandermoeheid. Daarom moet bij de start voor alle betrokkenen duidelijk zijn wat er precies speelt
  2. Bepaal de doelgroepen. Richt je niet op de tegenstanders, mobiliseer de voorstanders. Vooral de laagste leidinggevenden hebben een grote invloed op de kans op een succesvolle implementatie. Analyseer ook op basis van welke voorwaarden die groep zijn steun zal verlenen en of die houding (positief of negatief) is gekoppeld aan een bepaalde fase van het verandertraject. Het is goed een helder zicht te hebben op de meest voorkomende oorzaken van weerstand: gebrek aan informatie, dubbelzinnige informatie, andere inschatting van de gevolgen van de verandering, geen of onvoldoende tijd voor gewenning aan de nieuwe situatie, angst om meer te verliezen dan te winnen en gebrek aan vertrouwen in de leidinggevenden. Om mensen in beweging te krijgen, moet je weten wat ze tegenhoudt. Weerstand kan ook een teken zijn van betrokkenheid. Als iedereen het steeds eens is, kan dat een teken zijn van onverschilligheid. Het maakt nogal uit of de weerstand voortkomt uit een gebrek aan kunde, kennis, motivatie of geloof ('het deugt niet').
  3. Bepaal de richtlijnen voor de communicatie. Blijf de boodschap herhalen en ga redundantie niet uit de weg. Stem online en offline op elkaar af. Stel persoonlijke boven algemene informatie. Face-to-facecommunicatie is essentieel om mensen te overtuigen. Directe leidinggevenden zijn de meest effectieve bron van informatie voor de medewerkers. Benadruk de positieve aspecten maar nuanceer: ook aandacht geven aan mogelijke nadelen van de verandering is eerlijker en geloofwaardiger. Anders prikken de medewerkers snel door het verhaal.
  4. Implementeer de communicatie. Binnen het veranderproces zijn er voor communicatieadviseurs verschillende rollen weggelegd: procesontwerper, coach, producent en facilitator.
  5. Veranker de verandering. De effectiviteit van de veranderstrategie is het resultaat van de kwaliteit en de acceptatie ervan. Om die te verhogen moet de organisatie duidelijk naar iedereen communiceren dat er op een bepaald moment geen terugkeer meer mogelijk is naar de oude situatie. Anders blijven de organisatie en de medewerkers op twee benen hinkelen. Zorg dat de eerste verbeteringen, de successen, snel worden gecommuniceerd. Betrek de medewerkers die sterk bijdragen aan deze verbeteringen. Leg verbanden tussen het nieuwe gedrag. Vier de successen.


2 - Ook deze 10 tips for communicating change van Sarah Fenson staan sinds 2000-06-01 nog steeds stevig overeind. Een vrij vertaalde samenvatting:

  1. Pak het niet te theoretisch aan: volgens het boekje bestaat niet, en schrijf je veranderplan ook niet vanuit een ivoren toren.
  2. Begin met het waarom, en vertel wat er precies verandert. Verschuil je niet achter managementtaal.
  3. Denk na over wat je precies wilt bereiken met de veranderingen, en wat met de verandercommunicatie.
  4. Haal je communicatiestrategen meteen aan boord zodra er over mogelijke veranderingen wordt vergaderd.
  5. Communiceer zo snel mogelijk intern, van in het prille begin. Zorg dat je collega's de veranderingen niet van anderen moeten vernemen.
  6. Communiceer regelmatig maar vooral kwalitatief. Houd niets achter maar ga ook geen bijzaken in omloop brengen.
  7. Houd het langetermijnperspectief in beeld. Een verandering kost tijd, en blijft ook even nazinderen.
  8. Belangrijke boodschappen hebben herhaling nodig, dus gebruik daar ook andere kanalen voor dan enkel e-mail en intranet.
  9. Verwar de presentatie van de visievergadering niet met een adequate interne boodschap. Maak je er niet van af door pdf's of ppt's te uploaden met nauwelijks enkele regels uitleg erbij.
  10. Bied ruimte voor dialoog aan, waar mensen hun bezorgdheden kunnen uiten, vragen stellen, ideeën aanreiken. Volg goed op wat daar gebeurt want de mensen daar zijn betrokken en dus potentiële ambassadeurs in je veranderproject.


3 - Andere aanbevolen lectuur:

Welke artikels of boeken zou ù aanraden? Deel ze met ons via het commentaarveld hieronder a.u.b. (Klik op de titel van dit artikel en ga naar het reactieveld onderaan.)


Pagina afdrukkenTip een collega over deze pagina
Gepubliceerd op 23 juli 2014. Laatst gewijzigd op 21 april 2016

Discussie

Geen reacties tot nu toe.

(Alle reacties zullen met de naam van de afzender gepubliceerd worden)

:


: